Políticas de Tratamiento de información (PTI)
relacionada con el Mecanismo de Comunicación Masiva

Consideraciones generales

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros, a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

Mediante el decreto 417 del 17 de marzo de 2020 se declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica para conjurar la crisis e impedir la extensión de los efectos del virus COVID-19 (Coronavirus). Asimismo, la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social decretó la emergencia sanitaria, prorrogada por la Resolución 844 del 26 de mayo de 2020 de la misma entidad.

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de la información de cualquier persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

El artículo 25 de la misma ley, establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 (Incorporado en el decreto 1074 de 2015) reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información (en adelante PTI). El artículo 13 de dicho decreto ordena que la PTI debe ser puesta en conocimiento de los titulares de los datos.

En virtud de lo anterior, la Presidencia de la República, para dar cumplimiento a la regulación colombiana de protección de datos y garantizar los derechos constitucionales y legales de las personas, se adopta la siguiente política de tratamiento de información

  • Del Mecanismo de Comunicación Masiva

    El Mecanismo de Comunicación Masiva (MCM) de Presidencia de la República se ha creado un espacio que permite la interacción con los ciudadanos a través de WhatsApp u otro tipo de Chatbot para brindar información, atender dudas y toda inquietud relacionada con la coyuntura de la pandemia COVID-19.

    La Presidencia de la República no persigue ningún lucro, ganancia o interés comercial con los contenidos o links que se publican en su página web y en las páginas web de otras dependencias o entidades adscritas y vinculadas, o privados, ni con el contenido de la información que se intercambia a través del Mecanismo de Comunicación Masiva.

    La Presidencia de la República solicita al visitante y al usuario de este Mecanismo de Comunicación Masiva, que lean detallada y juiciosamente estas condiciones y la política de privacidad, antes de iniciar su exploración o utilización. Si no está de acuerdo con estas condiciones o con cualquier disposición de la política de privacidad, le sugerimos que se abstenga de acceder o hacer uso del Mecanismo de Comunicación Masiva, dado que al acceder o utilizar el Mecanismo de Comunicación Masiva usted acepta plenamente, sin reservas y está de acuerdo en cumplir estos términos y condiciones de uso.

    Aquellos que opten por acceder al Mecanismo de Comunicación Masiva desde otros países o territorios donde sea considerado ilegal, lo harán a iniciativa propia y serán responsables por el cumplimiento de las leyes locales aplicables.

  • Uso voluntario de Mecanismo de Comunicación Masiva

    El uso del Mecanismo de Comunicación Masiva es voluntario y el ciudadano será libre de utilizar este chat bot. Ningún derecho o beneficio estará sujeto a que el ciudadano interactúe con el Mecanismo de Comunicación Masiva.

  • Obligatoriedad de esta PTI

    Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los funcionarios o empleados de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, que se relacionen con el Mecanismo de Comunicación Masiva, así como de los contratistas y terceros que obran en nombre de PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, que se relacionen con el Mecanismo de Comunicación Masiva.

    Todos los funcionarios o empleados de PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, que se relacionen con el Mecanismo de Comunicación Masiva deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral, se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA se obliguen a cumplir estas políticas.

    El incumplimiento de las mismas acarreará sanciones de tipo disciplinario, laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

    Esta PTI también será de obligatorio cumplimiento para los ciudadanos que interactúen con el Mecanismo de Comunicación Masiva

  • Definiciones

    • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.

    • Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

    • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

      Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.

      • Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

      • Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co).

        Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

      • Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

      • Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

    • Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

    • Incidente de seguridad: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos.

    • Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

    • Responsable del tratamiento: persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de las bases de datos o sistema de información que contiene datos personales.

    • Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.

    • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

    • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

    • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

    • Mecanismo de Comunicación Masiva: Herramienta tecnológica que permitan la interacción con los usuarios de una forma ágil y expedita a efectos de permitir las consultas de la ciudadanía sobre esta coyuntura y que se realiza por medio de Chat Bot para plataformas WhatsApp, Facebook Messenger y Web.

    • Contenidos: Implican todas las formas de información o datos que se divulgan en la página web, entre los que se encuentran: textos, imágenes, fotos, logos, diseños, animaciones, sonidos, videos.

    • Derechos de Propiedad Intelectual: Hacen referencia a todos los derechos de propiedad de la información de la Presidencia de la República o de cualquier persona que sea titular legítima, como: signos distintivos, marcas, lemas, enseñas, logos, nombres de dominio, derechos de autor, bases de datos, diseños, contenidos o cualquier otra obra o creación intelectual vinculada con el objeto, operación o desempeño del Mecanismo de Comunicación Masiva.

    • Internet: Herramienta de comunicación con decenas de miles de redes de computadoras unidas por el protocolo TCP/IP. Sobre esta red se pueden utilizar múltiples servicios como por ejemplo correos electrónicos, www, etc.

    • Página web: Resultado en hipertexto o hipermedia que proporciona un navegador del www después de obtener la información solicitada. Su contenido puede ir desde un texto corto a un voluminoso conjunto de textos, gráficos estáticos o en movimiento, sonido, etc.

    • Publicar: Hacer que un documento o chat box sea visible desde el Sitio web Institucional.

    • Usuario: Es la persona que ingresa al sitio WEB de la Presidencia de la República o al Mecanismo de Comunicación Masiva para buscar o consultar información de su interés; para registrarse en caso de que requiera realizar un trámite o recibir un servicio de la entidad; o para poner una queja mediante el uso del buzón de Quejas y Reclamos, creado para este efecto.

  • De la recolección de datos sin autorización y de la obligación de cumplir la regulación sobre tratamiento de datos personales.

    Se informa que para el caso de CoronApp Colombia no es necesario recolectar los datos con la autorización de las personas porque así los permite el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 que dice lo siguiente:

    “ARTÍCULO 10. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (…) c) Casos de urgencia médica o sanitaria; (…)”

    En todo caso, la recolección de datos sin autorización no significa que quede sin protección esa información y los titulares de los datos. En efecto, la parte final de esa norma señala que “quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley”

  • Datos anonimizados

    Una vez recolectados los datos personales, por regla general se utilizarán herramientas de anonimizarían para que no esté asociada o vinculada a una persona en particular. En caso de ser necesario circular esa información, se remitirán los datos estrictamente necesarios y anonimizados de tal manera que no se pueda identificar al titular del dato.

    Excepcionalmente se tratará la información de forma no anonimizada cuando es rigurosamente necesario conocer la identidad del titular del dato.

  • De la no obligatoriedad de suministrar datos sensibles relativos a la salud y de la responsabilidad reforzada

    Es importante manifestar que según el artículo 6 del decreto 1377 de 2013, “ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles” como los relativos a la salud de las personas. Por eso, el uso del Mecanismo de Comunicación Masiva es completamente libre y las personas no están obligadas a suministrar sus datos personales.

    En todo caso, los datos suministrados voluntariamente se tratarán con mayor diligencia y cuidado utilizando, entre otros, mejores medidas de seguridad, de restricción de acceso, de confidencialidad, de circulación. La anterior es consistente con lo señalado por la Corte Constitucional en los siguientes términos: “como se trata de casos exceptuados y que, por tanto, pueden generar altos riesgos en términos de vulneración del habeas data, la intimidad e incluso la dignidad de los titulares de los datos, los agentes que realizan en estos casos el tratamiento tienen una responsabilidad reforzada que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios del artículo 4 y los deberes del título VI” [Cfr. Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, numeral 2.8.4]

  • Responsabilidad demostrada (accountability) frente al tratamiento de datos personales.

    LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, junto con sus contratistas o colaboradores, adoptarán las estrategias, procedimiento y herramientas útiles, oportunas y necesarias para demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que ha implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con sus obligaciones legales en todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales. Dichas medidas serán consistentes con las instrucciones que para el efecto impacta la SIC y los mandatos de los artículos 26 y 27 del decreto 1377 de 2013.

    Estas medidas serán objeto de monitoreo o auditorías, internas y externas, con miras a establecer si funcionan correctamente y, en caso de ser necesario, mejorarlas.

    Para la implementación de la responsabilidad demostrada se seguirá lo dispuesto en la guía de accountability de la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Principios para el tratamiento de datos personales.

    El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

  • Principios relacionados con la recolección de datos personales.

    • Principio de libertad: Este principio no aplica en el caso de la CoronApp Colombia por mandato del artículo 10 de la ley 1581 de 2012. En todo caso se cumplirá lo que ordena la parte final de dicho artículo en el sentido de cumplir y respetar todas las demás dispsiciones legales.

      No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

    • Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

  • Principios relacionados con el uso de datos personales.

    • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá comunicar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

      Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos informados al titular y permitidos por la ley.

    • Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

      Una vez cumplida la (las) finalidad(es) se procederá a la supresión de los datos

    • Principio de no discriminación o estigmatización: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación o estigmatización con ocasión de la información recaudada o tratatada.

    • Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

  • Principios relacionados con la calidad de la información.

    • Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

  • Principios relacionados con la protección, el acceso y circulación de datos personales

    • Principio de seguridad: Cada persona de LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA vinculada con el Mecanismo de Comunicación Masiva deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Adicionalmente, deberá cumplir la política de seguridad de información y datos personales de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.

    • Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Adicionalmente, se informará sobre otros aspectos que solicite el titular del dato.

    • Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

      • Al titular del dato.

      • A las personas autorizadas por el titular del dato.

      • A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

      • A las demás personas legitimadas según lo indica el artículo 20 del decreto 1377 de 2013.

        En todos los casos, antes de dar acceso a los datos se debe establecer con certeza y suficiencia la identidad de la persona que solicita conocer los datos personales.

        Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley y a la presente política.

    • Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

      • Al titular del dato.

      • A las personas autorizadas por el titular del dato.

      • A las demás personas legitimadas según lo indica el artículo 20 del decreto 1377 de 2013.

      • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

        En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

        En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

        En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora de los datos personales debe cumplir con las obligaciones de protección y las garantías que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, temporalidad, confidencialidad y seguridad.

    • Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

  • Finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales

    La PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA recolectará, usará y tratará los datos personales de manera leal y lícita para para obtener información estadística, análisis de política pública, para poder emitir una respuesta por parte del Mecanismo de Comunicación Masiva, el despliegue de medidas de prevención y contención frente al COVID-19, específicamente para presentar recomendaciones a signos de alarma de afección respiratoria y riesgos en salud pública asociados al coronavirus COVID-19 y crear y mantener la base de datos de los usuarios del Mecanismo de Comunicación Masiva. Los datos suministrados serán tratados conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

  • Derechos de los titulares de los datos.

    Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

    • Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto, es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.

    • Informar sobre el uso que PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ha dado o está dando a los datos personales del titular.

    • Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.

    • Acceder a la solicitud supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, o sus contratistas o colaboradores se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.

      El Titular también podrá solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga su permanencia en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.

    • Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el Titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

    • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

    Los derechos de los Titulares, de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, podrán ejercerse por las siguientes personas:

    • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.

    • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

    • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

    • Por estipulación a favor de otro o para otro.

    Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

  • Deberes de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

    La Presidencia de la República, sus contratista o funcionarios, relacionados con el tratamiento de los datos del Mecanismo de Comunicación Masiva, están obligados a cumplir los siguientes deberes impuestos por la ley colombiana:

  • Deberes de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA respecto del titular del dato.

    • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

    • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

    • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

  • Deberes de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, contratistas o colaboradores, relacionados con el tratamiento de la información del Mecanismo de Comunicación Masiva, respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales

    • Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.

    • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

    • Actualizar la información cuando sea necesario.

    • Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

  • Deberes de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.

    • Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales estrictamente necesarios para cumplir la finalidad del encargo. Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.

    • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

    • Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

    • Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento, las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

    • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

    • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

  • Deberes de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

    • Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

    De conformidad con la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los incidentes de seguridad deberán reportarse al RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.

    • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Tratamiento especial de datos sensibles y de menores de edad

    Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:

    • Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.

    • Aumentar los niveles de seguridad de esa información.

    • Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA y de terceros.

  • Transferencia y transmisión internacional de datos personales

    En caso de ser necesario transferir datos a otros países se observará lo establecido en el artículo 26 de la ley 1581 de 2012 y las circulares externas 5 y 8 de 2017 y 2 de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

    Para transferir datos a otros países también es necesario que el Responsable del tratamiento pueda demostrar que ha tomado medidas adecuadas, útiles y prácticas para lograr estos dos objetivos:

    • Garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales que se transfieren a otro país.

    • Conferir la seguridad de los registros al momento de efectuar dicha transferencia.

    Para dicho efecto se seguirá lo establecido en la la Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada en la transferencias internacionales de datos personales publicada por la Superintendencia de Industria y Comercio en 2019.

    Cuando la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA necesite enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, deberá establecer mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales, entre otros, lo siguiente:

    • los alcances del tratamiento.

    • las actividades que el Encargado realizará en nombre de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.

    • las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.

    • La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones del Responsable observando la presente política.

    • El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente política.

    • La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.

  • Autorización tratamiento datos personales

    Al registrar datos personales o interactuar en los diferentes canales o medios dispuestos por la Entidad o en el Mecanismo de Comunicación Masiva, autoriza al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República o a un contratista de la Presidencia de la República para la recolección, almacenamiento y uso de los mismos, en cumplimiento a la Ley 1581/12 y el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que modifiquen, adicionen o complementen.

    Adicionalmente con la interacción con el Mecanismo de Comunicación Masiva se autoriza a la Presidencia de la República, a los contratistas de la Presidencia de la República o a las entidades públicas o administrativas que en el ejercicio de sus funciones legales así lo requieran, para tratar la información suministrada por el usuario con finalidad para obtener información estadística, análisis de política pública, para poder emitir una respuesta por parte del Mecanismo de Comunicación Masiva, el despliegue de medidas de prevención y contención frente al COVID-19, específicamente para presentar recomendaciones a signos de alarma de afección respiratoria y riesgos en salud pública asociados al coronavirus COVID-19 y crear y mantener la base de datos de los usuarios del Mecanismo de Comunicación Masiva. Los datos suministrados serán tratados conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

    La Presidencia de la República conforme a las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario, como custodio responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, propenderá por la seguridad y confidencialidad de los datos sensibles o personales que se hayan recogido y tratado en operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella información que se reciba de terceros a través de los diferentes canales de recolección de información. Adicionalmente dará cumplimiento al Manual de Políticas de Seguridad M-TI-01, incluyendo entre otros temas:

    Datos de menores de edad: El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, en concordancia con lo establecido por la Ley 1098 de 2006 “Código de Infancia y Adolescencia”.

  • Ley aplicable y jurisdicción

    • El usuario no podrá manifestar ante la Presidencia de la República o ante una autoridad judicial o administrativa, la aplicación de condición, norma o convenio que no esté expresamente incorporado en las presentes condiciones de uso.

    • Estas condiciones serán gobernadas por las leyes de la República de Colombia, en los aspectos que no estén expresamente regulados en ellas.

    • Si cualquier disposición de estas condiciones pierde validez o fuerza obligatoria, por cualquier razón, todas las demás disposiciones, conservan su fuerza obligatoria, carácter vinculante y generarán todos sus efectos.

    • Para cualquier efecto legal o judicial, el lugar de las presentes condiciones es la ciudad de Bogotá, República de Colombia, y cualquier controversia que surja de su interpretación o aplicación se someterá a los jueces de la República de Colombia.

  • Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos

    A continuación, se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

    Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013:

    • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.

    • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

    • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

    • Por estipulación a favor de otro o para otro.

    Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

    Todas las consultas y reclamos se canalizarán por medio de los mecanismos habilitados por la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, a través de comunicación escrita remitida a la siguiente dirección: Calle 7 No.6-54 de la ciudad de Bogotá o a la dirección electrónica contacto@presidencia.gov.co, quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.

    Estas son las pautas para atender consultas y reclamos:

    Consultas

    Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA se canalizarán a través de los canales que tiene la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

    • Fecha de recibo de la consulta.

    • Identidad del solicitante.

    Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

    Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    Reclamos

    Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.

    El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA que contenga la siguiente información:

    • Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.

    • Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

    • Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

    • Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

    Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

    Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga "reclamo en tramite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

    El termino máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Persona o área responsable de la protección de datos personales

    Área de Tecnología y Sistemas de Información es la dependencia encargada de la función de protección de datos, la cual se puede contactar en la siguiente dirección Calle 7 No. 6 - 54; Teléfono: 5639300 o dirección de correo electrónico contacto@presidencia.gov.co.

  • Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento de datos personales

    La PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA cuenta con una política de seguridad de información y datos personales de obligatorio cumplimiento para el tratamiento de los datos recolectados a través de la página web https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/politica-de-privacidad.html.

    Todas las medidas de seguridad, deben ser objeto de revisión, evaluación y mejora permanente.

  • Cambios sustanciales de la presente política

    De conformidad con los artículos 5 y 13 del decreto 1377 de 2013, cualquier cambio sustancial de la presente política deberá ser comunicado oportunamente por la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA a los titulares de los datos de una manera eficiente antes de implementar las nuevas políticas. Por cambios sustanciales se entenderán aquellos referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento de los datos personales.

  • Fecha de entrada en vigencia de la presente politíca y período de vigencia de la base de datos

    Esta política se redactó el 04/06/2020

    La vigencia de la base de dtos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el articulo 11 del decreto 1377 de 2013.

    Una vez se cumpla la finalidad del tratamiento, los datos recolectados a través del Mecanismo de Comunicación Masiva serán eliminados de manera definitiva y se dejará constancia de ello por parte de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.

  • Datos del Responsable del tratamiento:

    Nombre o razón social: DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
    Domicilio o dirección: Calle 7 No.6-54 Bogotá D.C
    Correo electrónico: contacto@presidencia.gov.co.
    Teléfono: (+57 1) 562 9300 - 382 2800